➤ 👨‍💻Top 21 des applications de productivité personnelle pour 2022 🎮

Augmenter la productivité personnelle et professionnelle c'est un objectif crucial, mais pas facile à atteindre. En tant qu'entrepreneur, vous êtes constamment occupé entre le service client, la gestion du magasin, la comptabilité, le marketing et tout le reste. Comment vous assurez-vous que vous consacrez du temps à ce qui génère des revenus ?

La solution est recours à des applications qui vous aident respecter les priorités, déléguer si nécessaire et automatiser si possible. De cette façon, vous aurez le temps de vous concentrer sur ce qui compte le plus pour la croissance.

Par conséquent, dans cet article, nous avons compilé pour vous :

Top 13 des applications gratuites de productivité personnelle.
Et les 8 meilleures applications gratuites pour stimuler la productivité des petites entreprises.

Ces ressources vous aideront, vous et votre équipe, à augmenter votre productivité. Et la meilleure partie est que ce sont des applications gratuites !

Top 13 des applications gratuites pour booster la productivité personnelle

Utilisez ces 13 applications pour augmenter la productivité personnelle et professionnelle. Ils vous aideront à minimiser les distractions et à bien gérer votre temps, sans perdre de vue les priorités.

1 Temps de sauvetage

Parmi les applications de productivité gratuites, la meilleure pour gérer son temps.

RescueTime est l'application de gestion du temps qui surveille et calcule le temps que vous passez sur différents types d'activités.

Par exemple, pensez-vous que vous ne passez que quelques minutes par jour sur les réseaux sociaux ? RescueTime peut vous montrer exactement combien de temps vous passez à faire défiler vos flux. Les résultats peuvent vous surprendre et vous montrer que vous devez minimiser cette distraction.

Vous pensez que copier et coller des données d'une application à une autre nécessite un minimum d'effort ? Vous constaterez peut-être que votre effort dépasse ce que vous percevez et qu'il vaut la peine d'automatiser cette tâche. RescueTime peut vous montrer combien de temps vous gagneriez avec un outil d'automatisation comme Zapier.

Vous avez l'impression de travailler de longues heures sans pouvoir en faire assez ? RescueTime peut vous aider à identifier quelles activités à faible impact prennent trop de temps. Vous pouvez donc trouver des moyens de les déléguer et de les automatiser (ou de les éviter, s'il s'agit de distractions).

2. StayFocusd

Parmi les applications de productivité gratuites, la meilleure pour éviter les distractions.

Si vous perdez trop de temps sur les réseaux sociaux, les sites d'actualités ou d'autres distractions en ligne, vous pouvez utiliser StayFocusd. C'est une extension Chrome qui vous permet de bloquer complètement l'accès à certains sites.

StayFocusd a également une option pour bloquer l'accès à tous les sites Web dans le monde - ou à tous sauf ceux que vous devez utiliser (par exemple, Google Docs). C'est un excellent moyen de rester concentré sur une tâche spécifique. En bref, StayFocusd est un outil utile pour minimiser les distractions, surtout lorsque vous ne trouvez pas la force de le faire.

3. Boomerang par Gmail et par Outlook

Parmi les applis de productivité gratuites, la meilleure pour ne pas se laisser distraire par les mails.

Si vous trouvez que le courrier électronique est l'une de vos principales sources de distraction, Boomerang pour Gmail et pour Outlook peut vous aider. Utilisez la fonction "Inbox Pause" pour empêcher que de nouveaux e-mails n'arrivent dans votre boîte de réception lorsque vous avez besoin de vous concentrer. Et quand vous le souhaitez, décochez le bouton "Pause" pour revenir à la réception des e-mails.

Ce qui est génial avec Boomerang, c'est qu'il ne se contente pas de bloquer votre boîte de réception, il vous bloque permet de créer des exceptions de livraison. Par exemple, si vous avez besoin de vous concentrer mais que vous attendez un e-mail important, vous pouvez ajouter l'adresse comme exception. Ainsi, le message contournera le blocage, atteignant toujours votre compte.

Vous pouvez également transférer une réponse automatique à quelqu'un qui vous envoie un e-mail alors que votre boîte aux lettres est en pause. Par exemple, vous communiquez que le message sera reçu ultérieurement ; et si vous le souhaitez, fournissez un autre numéro de contact pour vous contacter en cas d'urgence.

4 Todoiste

Parmi les applications de productivité gratuites, la meilleure pour gérer les listes de tâches.

5. Flux Kanban

Parmi les applications de productivité gratuites, la meilleure pour appliquer la Technique Pomodoro.

Commencez par configurer des colonnes et ajouter des tâches. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur quelques boutons pour démarrer une session de travail de 25 minutes. KanbanFlow vous avertit lorsqu'il est temps de faire une pause. Si nécessaire, il permet également d'enregistrer la séance de travail dans un emploi du temps.

Une autre caractéristique unique de KanbanFlow est qu'il vous demande pourquoi vous mettez le chronomètre en pause si vous faites une pause avant de terminer la session en cours. Cela peut vous aider à découvrir ce qui vous distrait le plus souvent lorsque vous essayez de vous concentrer. Ainsi, vous trouverez des moyens de minimiser les distractions.

6. Gmail

Parmi les applications de productivité gratuites, la meilleure pour gérer les e-mails.

Gmail est un excellent outil de messagerie gratuit et, grâce à ses nombreuses fonctions, il est également utile pour la productivité des entreprises.

Modèles de réponse

Avez-vous l'impression de répondre toujours aux mêmes questions ? Gagnez du temps lors de la saisie des réponses en créant des modèles de réponse. Ce sont des sélections de texte prédéfinies, que vous pouvez ajouter à n'importe quel e-mail en quelques clics. Voici comment créer des modèles de réponse dans Gmail :

1. Activez les modèles en sélectionnant : Paramètres > Avancé > Modèles > Activer > Enregistrer les modifications.

2. Créez et utilisez des modèles de réponse à partir de la barre d'outils de rédaction, via le menu Plus d'options.

filtres

Avez-vous des e-mails que vous devez toujours mettre dans un dossier de référence ou envoyer à votre comptable ? Créer des dieux filtres intelligents pour marquer avec une étiquette ou envoyer automatiquement des e-mails adressés à une personne spécifique ou avec un sujet spécifique (par exemple "Facture").

Vous pouvez également utiliser des filtres pour archiver ou supprimer automatiquement certains e-mails afin de garder votre boîte de réception claire.

Composants supplémentaires

De plus, Gmail dispose de nombreux modules complémentaires pour effectuer des activités sans quitter votre boîte de réception. Par exemple, vous pouvez :

Créez des tâches dans des applications de gestion de projet comme Trello ou Asana.
Envoyez des e-mails directement à Slack.
Ajoutez des e-mails à Evernote.

Grâce à ces automatismes, il devient facile de traiter les e-mails dès leur arrivée et de les conserver là où ils sont préétablis.

7. Evernote

Parmi les applications de productivité gratuites, la meilleure pour rester organisé.

Chaque logiciel que vous utilisez a sa propre méthode d'enregistrement des informations. Les fichiers informatiques sont stockés sur le disque dur. Les documents Google sont enregistrés dans Google Drive. Les pages Web que vous marquez comme Favoris restent enregistrées dans votre navigateur. Si vous avez besoin d'un e-mail à l'avenir, vous le conservez dans un dossier de votre application de messagerie.

Le problème avec cette approche ? Il est difficile de savoir où chercher lorsque vous avez besoin de trouver quelque chose que vous avez sauvegardé. Evernote résout le problème en vous fournissant une source centralisée pour chaque note et document que vous enregistrez.

Evernote vous permet de prendre des notes textuelles ou vocales sur n'importe quel appareil et enregistrez-les dans votre compte. L'intégration avec Google Drive, Gmail et Outlook est également possible pour enregistrer les documents et les e-mails dont vous pourriez avoir besoin plus tard. Ou vous pouvez utiliser l'outil de capture pour enregistrer des copies complètes de pages Web sur votre compte Evernote.

De cette façon, lorsque vous cherchez quelque chose, vous n'aurez pas à devenir fou en vous rappelant où vous l'avez enregistré. Regardez simplement dans votre compte Evernote.

8. LastPass

Parmi les applications de productivité gratuites, la meilleure pour gérer les mots de passe.

L'utilisation du même mot de passe pour accéder à chaque site n'est recommandée à personne ; en particulier pour ceux qui possèdent une entreprise et doivent empêcher les pirates d'accéder aux documents, sites, comptes courants et programmes comptables.

Mais concevoir et mémoriser des mots de passe uniques est un vrai travail. C'est là que LastPass entre en jeu. Avec LastPass, vous pouvez générer des mots de passe longs, forts et uniques pour chaque site auquel vous vous connectez. Ces mots de passe seront enregistrés dans votre compte LastPass. Et vous n'avez plus besoin de mémoriser vos identifiants de connexion ni de réinitialiser votre mot de passe.

Le plan gratuit LastPass vous permet d'enregistrer les informations de connexion pour un maximum de 20 comptes. Ensuite, vous pouvez utiliser Lastpass pour sécuriser vos informations de connexion pour vos outils les plus importants. Ou vous pouvez mettre à niveau pour seulement 2,67 € par mois, de sorte que vous pouvez créer et enregistrer des identifiants de connexion sécurisés pour chacun de vos comptes.

9. Zapier

Parmi les applications de productivité professionnelle gratuites, la meilleure pour automatiser vos tâches.

Zapier est un connecteur d'application qui facilite le transfert de données d'une application à une autre sans compétences en codage. Se connecte à plus de 1500 applications pour vous aider à automatiser vos workflows.

Par exemple, les Zaps (Zapier Automated Workflows) pour resources4gaming vous permettent de :

Ajoutez automatiquement de nouvelles commandes à une feuille de calcul.
Ajoutez de nouveaux clients à votre outil de marketing par e-mail.
Créez des tâches dans votre outil de gestion de projet pour les nouvelles commandes.
Publier de nouveaux produits sur les réseaux sociaux.

Fondamentalement, Zapier garantit l'achèvement des tâches sans aucune activité de votre part.

Toutes vos tâches de routine consistant à copier et coller des données d'un système à un autre peuvent être automatisées avec Zapier. La configuration de ces automatisations ne prend que quelques minutes et vous laisse du temps libre pour vous concentrer sur des tâches plus importantes.

10. Google

Parmi les applications de productivité gratuites, la meilleure pour minimiser le besoin d'autres applications.

Vous avez besoin de convertir rapidement un montant d'une devise à une autre, de vérifier l'heure qu'il est dans un pays à l'autre bout du monde ou d'effectuer des calculs mathématiques complexes ? Vous n'avez pas besoin d'applications distinctes pour chacune de ces tâches, juste Google.

Google inclut une tonne de fonctionnalités, qui apparaissent en haut des résultats de recherche organiques. Avec eux, vous pouvez effectuer rapidement des tâches pour lesquelles vous auriez autrement besoin d'une application distincte. Par exemple, vous pouvez :

Tapez un calcul dans la barre de recherche pour obtenir le résultat en réponse.
Découvrez l'heure qu'il est en Australie ou vérifiez le décalage horaire entre l'Australie et New York.
Convertissez le dollar américain en euro ou en yen.
Trouvez l'hôtel le moins cher de la ville où vous allez.
Réglez une minuterie ou un chronomètre pour suivre le temps passé sur une tâche.

Ces outils de recherche limitent le nombre d'applications que vous devez garder ouvertes à l'écran ; et ils limitent également le nombre de fois où vous devez vous connecter et vous déconnecter de différents programmes tout au long de la journée.

11. Outil linguistique

Parmi les applications de productivité gratuites, la meilleure pour une écriture sans erreur.

L'écriture prend du temps, et vous devez vous assurer que votre texte est fluide et exempt de fautes d'orthographe et de grammaire. Language Tool vous aide à cela, en signalant les erreurs possibles et en vous montrant des suggestions. Il est disponible en 20 langues, dont l'italien.

Vous pouvez écrire directement sur Language Tool ou mieux encore coller le texte dans l'éditeur une fois qu'il est prêt. Vous trouverez sans aucun doute cet outil utile si vous avez besoin d'un contrôle supplémentaire sur la forme.

12 Google Agenda

La meilleure application de gestion des rendez-vous et du temps.

Google Calendar est l'outil de gestion du temps et des activités de GSuite. Comme Gmail et Drive, Google Agenda est une application de productivité gratuite.

Beaucoup le considèrent comme un simple calendrier numérique. En fait, Google Agenda peut facilement être transformé en un outil efficace de blocage du temps. Bloquer des créneaux horaires dans votre journée tels que "Focus Time" est utile pour consacrer du temps à des tâches spécifiques et éviter de rester coincé dans des réunions interminables.

13. Google Maps

La meilleure application pour optimiser les temps de trajet.

Productivité signifie optimiser le temps dont on dispose tout en minimisant les pertes. En ce sens, Google Maps correspond pleinement à la définition d'application de productivité personnelle grâce à ses informations trafic en temps réel.

Les rapports de ralentissements ou d'accidents des utilisateurs vous permettent de toujours sélectionner l'itinéraire le plus rapide pour atteindre votre prochain engagement. De cette façon, vous passerez moins de temps sur la route coincé dans la circulation et vous aurez plus de temps à consacrer au travail ou à ce que vous aimez faire.

Top 8 des applications gratuites pour booster la productivité des petites entreprises

Une fois que vous aurez perfectionné vos techniques de gestion du temps, vous serez prêt à partir augmenter la productivité de toute l'équipe de l'entreprise.

Essayez ces 8 applications de productivité professionnelle gratuites. Ils vous aideront à vous assurer que tout le monde a accès aux outils pour travailler efficacement.

1. Trello

Vous gérez des projets qui doivent passer d'une personne à une autre (ou d'une équipe à une autre) avant d'être terminés ? Trello est l'application ultime pour la productivité de la gestion de projet.

Avec un tableau Trello, vous pouvez créer différentes colonnes pour chaque étape du processus. Vous pouvez déplacer des tâches d'une colonne à une autre au fur et à mesure qu'elles sont terminées et attribuer des tâches à ceux qui doivent les terminer. Vous pouvez également vérifier l'état de chaque activité en attente en un coup d'œil.

Trello est idéal pour les flux de travail de marketing de contenu impliquant des rédacteurs, des éditeurs et des graphistes. Ou encore dans le domaine des ressources humaines, où les responsables de la sélection et du recrutement du personnel interviennent dans un processus avec des tâches spécifiques.

2. asanas

La meilleure application de productivité pour les petites équipes.

Le tableau Asana fonctionne exactement comme le tableau Trello, laissant à l'équipe la possibilité de gérer des tâches et des projets sur un tableau Kanban. Mais si ce type de vue ne convient pas à votre équipe, vous pouvez également afficher les tâches dans une liste de tâches plus traditionnelle ou même sur un calendrier.

L'inconvénient d'Asana est que son forfait gratuit n'accueille que 15 membres de l'équipe ; donc si vous avez une plus grande équipe de collaborateurs, vous devrez effectuer une mise à niveau. Avec le plan gratuit de Trello, cependant, il n'y a pas de limite au nombre de personnes que vous pouvez ajouter aux tableaux.

3. Slack

Parmi les applications de productivité professionnelle gratuites, la meilleure pour la communication en temps réel.

Slack est une application de chat qui permet aux équipes de communiquer en temps réel. Les membres individuels de l'équipe peuvent s'envoyer des messages instantanés, communiquant plus rapidement que par e-mail. De plus, les différentes équipes de travail peuvent créer des canaux de discussion autonomes pour collaborer plus efficacement entre elles.

Mais en matière de productivité, ce qui distingue Slack, c'est son immense bibliothèque d'applications. Vous pouvez connecter Slack à presque toutes les autres applications que vous utilisez ; par exemple, vous pouvez créer des tickets d'assistance à partir de discussions Slack, enregistrer des pièces jointes directement dans Dropbox ou Google Drive ou ajouter des tâches reçues sur Slack à votre liste de tâches.

Il existe également des applications Slack qui vous aident à automatiser le processus d'obtention d'informations auprès de vos collègues. Vous pouvez ajouter une application qui collecte automatiquement les mises à jour pour une tâche quotidienne, prend les commandes de repas sur commande ou envoie des sondages hebdomadaires sur l'engagement des employés.

Certaines de ces applications sont gratuites et d'autres sont payantes, mais la grande bibliothèque d'applications disponibles sur Slack vous offre de nombreuses options parmi lesquelles choisir.

4. Google Docs, Google Sheets et Google Slides

Les meilleures applications gratuites pour une collaboration en temps réel.

Google Docs, Google Sheets et Google Slides permettent la collaboration sur des documents texte, des feuilles de calcul et des présentations. Plusieurs utilisateurs peuvent travailler ensemble sur des actifs en temps réel, en voyant où les autres apportent des modifications. De cette façon, chacun peut prendre en compte l'activité des autres.

Vous pouvez également choisir les autorisations à accorder sur les ressources que vous créez, ce qui vous permet de visualiser, de commenter ou d'apporter des modifications. Utilisez le mode conseil pour proposer au propriétaire du document des modifications qu'il peut accepter ou rejeter ; ou laisser des commentaires lorsqu'il y a des questions ou des explications supplémentaires sont nécessaires.

La meilleure chose à propos de cette suite d'outils est qu'un historique avec toutes les versions des ressources créées est enregistré et rendu accessible. Donc, si quelqu'un apporte des modifications que vous n'aimez pas, ou si vous devez revenir à une version précédente, vous pouvez le faire. Non seulement vous verrez toutes les versions précédentes, mais vous pourrez y revenir en quelques clics.

5 Google Drive

La meilleure application gratuite de partage de fichiers et de dossiers.

De nombreuses entreprises utilisent Dropbox, mais Google Drive est plus pratique si vous souhaitez un outil gratuit de partage et de stockage de fichiers. Le forfait gratuit de Dropbox n'offre que 2 Go d'espace de stockage. Au lieu de cela, avec Google Drive, vous obtenez un espace de 15 Go, même s'il est partagé avec votre compte Gmail (si vous en avez).

Google Drive fonctionne encore mieux lorsque vous utilisez des outils Google tels que Docs, Sheets et Slides. Les fichiers créés avec ces outils sont automatiquement enregistrés dans Google Drive. En créant un dossier partagé dans Google Drive, vous donnez accès à qui vous voulez au dossier et automatiquement à son contenu également.

L'outil Google Drive Backup and Sync vous permet de sauvegarder facilement et automatiquement les fichiers enregistrés sur votre ordinateur sur Google Drive et d'accéder à ces fichiers sans avoir à ouvrir l'application Web Google Drive. C'est une autre façon de tout rassembler au même endroit, de sorte que vous n'ayez pas de mal à trouver des fichiers.

6. Notation

Parmi les applications de productivité professionnelle gratuites, la meilleure pour gérer les connaissances de l'équipe.

L'un des meilleurs moyens de maintenir la productivité de votre équipe est de s'assurer que chacun a facilement accès aux informations dont il a besoin pour faire son travail. C'est un exploit difficile lorsque chaque équipe utilise un système différent pour documenter et stocker ses connaissances.

La notion résout le problème. En fait, cela permet aux équipes de créer facilement des bases de connaissances internes qui sont toujours disponibles et accessibles à tous les membres de l'entreprise. Vous pouvez créer des espaces de travail distincts pour différents départements (RH, Marketing, Ventes, Service client, etc.). A l'intérieur, il sera possible d'effectuer des recherches générales, pour retrouver rapidement les connaissances documentées par n'importe quelle équipe.

Avec le niveau gratuit de Notion, vous pouvez entrer un nombre illimité de membres d'équipe et ajouter jusqu'à 1000 éléments. C'est une solution parfaite pour les entreprises en croissance qui souhaitent acquérir des connaissances commerciales immédiatement, mais qui n'ont pas un gros budget.

7. Vague

Parmi les applications de productivité gratuites, la meilleure pour gérer la comptabilité d'entreprise.

Wave est un outil de comptabilité d'entreprise gratuit et riche en fonctionnalités. Permet aux propriétaires d'entreprise et à leurs équipes financières de collaborer en suivant les ventes, les factures, les dépenses et les bénéfices.

Avec le niveau gratuit de Wave, vous bénéficiez d'un nombre illimité de transactions bancaires, de facturation et de numérisation de reçus. Cela facilite la collecte et la consolidation de tous les revenus et dépenses de l'entreprise. Ajoutez les cartes de crédit d'entreprise des employés pour saisir leurs dépenses et demandez-leur d'envoyer des photos des reçus à l'aide de l'application mobile de Wave.

Vous pouvez également accepter les paiements via Wave (mais des frais de traitement des transactions s'appliquent) et convertir automatiquement les paiements en devises étrangères.

Enfin, ajoutez vos comptables et aides-comptables au système afin qu'ils travaillent tous sur les mêmes données ; et définissez des autorisations pour que tout le monde voie ce que vous voulez.

8. Application cloud

Parmi les applications de productivité professionnelles gratuites, la meilleure pour partager des captures d'écran.

Les captures d'écran sont utiles pour rendre les communications internes et externes plus claires. Mais les partager peut être délicat. CloudApp facilite la capture et le partage de captures d'écran ou de courtes vidéos, et les partage avec n'importe qui via un lien. L'application permet aux propriétaires d'entreprise de fournir des instructions claires et visibles à leurs employés. Cela permet également aux employés de faire de même avec les clients.

Pour utiliser CloudApp gratuitement dans votre entreprise, chaque employé qui en a besoin devra créer son propre compte gratuit. Les captures d'écran professionnelles ne seront pas collectées au même endroit, mais vous pouvez facilement les partager via des liens. Ces liens peuvent être protégés par un mot de passe s'ils contiennent des informations sensibles.

Choisir les bonnes applications pour augmenter la productivité personnelle et professionnelle

Il ne fait aucun doute que l'utilisation des bonnes applications peut vous aider à rester concentré sur ce qui vous fait grandir. Mais trop d'applications peuvent également nuire à la productivité de l'entreprise.

Alors avant de commencer à télécharger des applications et à les envoyer à votre équipe, prenez le temps de réfléchir. Essayez d'identifier les principaux obstacles qui vous empêchent d'être plus productif.

Les distractions sont-elles pour vous le plus grand obstacle à la productivité ? Si tel est le cas, des outils tels que RescueTime, StayFocusd, Boomerang et KanbanFlow pourraient être utiles.
La productivité de votre entreprise est-elle affectée par le fait que les collaborateurs ne connaissent pas leurs priorités ? Ou ne savent pas où trouver ce dont ils ont besoin pour travailler ? Si c'est le cas, dirigez vos équipes avec des applications comme Trello, Asana, Google Drive ou Notion.
Vous rencontrez des difficultés pour collaborer efficacement dans votre entreprise ? Des outils comme Slack, Docs, Google Sheets et Slides, Google Drive et Wave peuvent être la solution parfaite.
Trouvez-vous difficile de communiquer clairement? Essayez Language Tool et CloudApp. Au lieu de cela, si vous avez du mal à vous souvenir de trop d'informations, comptez sur des outils comme Evernote, Todoist ou LastPass.

Il ne vous reste plus qu'à identifier ce qui entrave la productivité de votre entreprise et à choisir l'application qui vous convient. Parmi les applications gratuites que nous avons indiquées, lesquelles utiliserez-vous pour développer votre entreprise ?

Article original de Jessica Greene, traduit par Maria Teresa Cantafora.

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